КлієнтTOMCAS — ІТ-компанія з досвідом та здобутками в розробці цифрових рішень і реалізації проектів для бізнесу та держави. Компанія проектує комплексні IT-рішення та інсталює їх на інфраструктурі будь-якого рівня, співпрацюючи з провідними світовими розробниками ІТ-продуктів. TOMCAS прагне автоматизувати внутрішні процеси для підвищення ефективності роботи своїх команд і покращення якості послуг для клієнтів.  
ЗавданняКомпанія звернулася із запитом на впровадження Zoho One, щоб забезпечити автоматизацію продажів, управління проектами та ефективну комунікацію між відділами. Основними цілями були:
- Впровадження CRM для управління лідами, угодами та контактами.
- Інтеграція CRM із системою управління проектами Zoho Project.
- Оптимізація процесів продажів і тендерів через налаштування окремих воронок.
- Розробка автоматизацій для задач і повторних продажів.
- Підключення корпоративної пошти для централізованого управління комунікаціями.  
Що зробили1. Налаштування CRM
Ми створили структуру даних у Zoho CRM, адаптовану до специфіки бізнесу TOMCAS:
- Модуль "Лід": Включає ключові поля для збору інформації про потенційних клієнтів. Завдяки конверсії лідів у картки угод, контактів та компаній система забезпечує чіткий перехід від первинного контакту до управління угодами.
Перевага: Збільшення швидкості обробки заявок і прозорість роботи з потенційними клієнтами.
- Модуль "Угода": Містить інформацію про стадії угод, зв'язки з іншими модулями (контактами, компаніями, рахунками) і фінансові дані.
Перевага: Контроль за кожною угодою, відстеження фінансів і швидке формування супровідних документів.
2. Дві воронки продажів
- Воронка продажів: Для управління взаємодією з потенційними та існуючими клієнтами.
- Воронка тендерів: Окремий процес для обробки тендерних заявок і проектів.
Перевага: Розділення процесів дозволяє чітко відслідковувати статус клієнтів і тендерів, підвищуючи ефективність комунікацій і планування.
3. Інтеграція з Zoho Project
- Створено шаблони проектів для внутрішніх і клієнтських задач.
- Налаштовано автоматичне створення проектів після успішного закриття угоди чи виграного тендеру.
Перевага: Безперервний перехід від угоди до виконання проекту, зменшення часу на ручне створення проектів і підвищення продуктивності.
4. Автоматизація задач
- Автоматичне створення нагадувань про повторні продажі після завершення угоди.
- Налаштування задач на ключових етапах проектів.
Перевага: Зменшення ризику пропуску важливих етапів і можливість сфокусуватися на стратегічних завданнях.
5. Ролі та доступи
- Створено ролі користувачів: менеджер з продажу, технічний спеціаліст, директор.
- Налаштовано обмеження доступу відповідно до функцій кожного відділу.
Перевага: Підвищення безпеки даних і чітке розмежування зон відповідальності.
6. Підключення каналів комунікації
- Інтегровано корпоративну пошту Gmail для централізованого управління листуванням із клієнтами.
Перевага: Швидке та зручне ведення комунікацій із клієнтами, зберігання всієї історії листування в одному місці.
7. Імпорт бази даних
- Надано шаблон для імпорту клієнтської бази.
Перевага: Плавний перехід від попередніх інструментів без втрати даних.
8. Навчання персоналу
- Проведено навчання для співробітників компанії , щоб забезпечити швидке освоєння нових інструментів.
Перевага: Мінімізація періоду адаптації та ефективне використання системи з перших днів.  
РезультатВпровадження Zoho One для TOMCAS дозволило автоматизувати процеси продажів і управління тендерами, забезпечити безперервний перехід від угод до проектів та оптимізувати взаємодію між командами. Це дало змогу компанії підвищити продуктивність, мінімізувати рутинні операції та ефективно реагувати на запити клієнтів і партнерів.