КлієнтТОВ «Укрмедсерт» — акредитований орган з оцінки відповідності, що спеціалізується на сертифікації медичних виробів та систем управління якістю. Компанія надає послуги з проведення аудитів, тестування в акредитованій лабораторії, а також організовує освітні заходи та консультує з питань впровадження стандартів ISO. З 2006 року «Укрмедсерт» допомагає виробникам і медичним фахівцям підвищити рівень відповідності та обізнаності.
ЗавданняКомпанія Укрмедсерт звернулася до нас для впровадження Zoho CRM з метою масштабної автоматизації двох основних напрямів їхньої діяльності: навчання та сертифікації. Завдання полягало в інтеграції цих напрямів в одній системі, створенні єдиної бази контактів і компаній, що забезпечило б їхнє зручне управління та прискорило робочі процеси. Необхідно було розробити та налаштувати специфічні модулі, автоматизації та інтеграції для кожного напряму, враховуючи унікальні вимоги компанії та масштаб проєкту.
Що зробилиВоронка «Навчання»1. Автоматизація процесу реєстрації на навчальні курсиМи створили модулі реєстрації на навчання, що дозволяють автоматизувати реєстрацію через форми на сайті. При подачі заявки формується новий контакт, створюються послуги та в системі відбувається автоматичне заповнення договорів.Переваги:● Зменшення ручної роботи при реєстрації, знижуючи ризик помилок.● Можливість автоматичного проведення конференцій, що підвищує ефективність комунікації.● Автоматична прив'язка реєстрацій до різних сутностей (контакти, компанії, договори), що створює прозору та чітко організовану структуру даних.
2. Інтеграція з Zoho CampaignsСистема інтегрована з Zoho Campaigns для організації розсилок. Кампанії автоматично запускаються, збирають статистику по відкритим та закритим листам, що допомагає відслідковувати ефективність маркетингових заходів.Переваги:● Повна автоматизація процесу розсилки з можливістю збору та аналізу даних.● Відстеження реакцій клієнтів дозволяє коригувати маркетингові стратегії в режимі реального часу.
Воронка «Сертифікація»1. Модуль сертифікації з кастомними полями та Blue PrintДля кожного типу сертифікацій налаштовані окремі макети з набором унікальних полів. Blue Print забезпечує чітке проходження всіх етапів процесу сертифікації, мінімізуючи можливість пропустити важливі кроки.Переваги:● Автоматизація всіх процесів та постановка задач на кожному етапі сертифікації.● Покращення контролю над виконанням завдань, що підвищує надійність процесу сертифікації.● Інтеграція кастомних полів дозволяє більш точно відображати специфіку кожного сертифіката.
2. Ролі та доступи для аудиторівДля аудиторів була створена окрема роль з налаштуванням спеціальних карток сертифікацій, що оптимізовані під їх потреби. Вони мають доступ лише до необхідної інформації, що дозволяє зосередитись на ключових аспектах сертифікації.Переваги:● Забезпечення конфіденційності та зручності, виключення зайвої інформації для конкретної ролі.● Покращення швидкості та точності роботи аудиторів завдяки адаптованому інтерфейсу.
3. Шаблони документів та інтеграція з електронною поштоюНалаштовані шаблони документів, що автоматизують створення сертифікаційних документів, а також під’єднані електронні пошти з підтвердженням домену для легшої інтеграції та комунікації.Переваги:● Економія часу на підготовку документів.● Безшовна інтеграція із системами електронної пошти для оперативної взаємодії з клієнтами.
Імпорт даних та навчання1. Імпорт існуючих контактів та компанійПроведено детальний імпорт бази даних з попередніх систем, щоб зберегти цілісність інформації та забезпечити плавний перехід на нову CRM.Переваги:● Збереження історії контактів та компаній, що важливо для подальшої роботи.● Зменшення часу на перенесення даних при переході на нову систему.
2. Комплексне навчання співробітниківОрганізовано онлайн-навчання для співробітників з урахуванням усіх аспектів системи. Були підготовлені докладні інструкції, що дозволили користувачам швидко освоїтися з новою CRM. Навчання тривало більше місяця, забезпечуючи постійний контакт із фокус-групою проєкту. Переваги:● Підвищення рівня володіння системою серед співробітників, що дозволяє ефективно використовувати всі можливості CRM.● Підтримка та супровід під час навчання забезпечили швидкий запуск системи та зниження кількості запитів у процесі роботи.● Ми продовжуємо залишатись на зв'язку з клієнтом, забезпечуючи технічну підтримку за потребою.
РезультатВпровадження Zoho CRM для «Укрмедсерт» стало комплексним проєктом, що об'єднав два різні напрямки компанії в одній системі, з детально налаштованими процесами для кожного з них. Було автоматизовано ключові бізнес-процеси, що охоплюють навчання, сертифікацію, маркетинг і управління клієнтами. Це дозволило підвищити зручність роботи для співробітників, зменшити кількість ручних операцій та мінімізувати помилки. Система забезпечила ефективне управління та контроль процесів, прискоривши операційну діяльність компанії й покращивши комунікацію з клієнтами.