Кейсы

Внедрение CRM-системы для управления коворкингом

Услуги
Задача
Внедрить CRM-систему по управлению коворкингом, которая бы упростила работу администраторов и помогла руководителям оперативно получать статистику по работе коворкинга в целом.
О клиенте
Смартворкинг “САД” на Шулявской открылся в конце 2015 года. Это первый в Украине коворкинг, который предлагает фрилансерам и предпринимателям услуги бухгалтерского и юридического консалтинга. Общее пространство коворкинга более 700 кв.м.
На двух этажах коворкинга располагается 2 больших и уютных open space, множество комфортабельных и просторных smart-офисов для команд от 4 человек.
В “САД” есть конференц зал, переговорные комнаты и lounge-зоны. Имеется большая парковка для велосипедов и машин. Также тут проводятся различные ивенты, мастер-классы, лекции и обучающие курсы.
Было
Клиент использовал таблицу Excel, размещенную в хранилище DropBox.
В одном файле хранилась такая информация:
  • база клиентов, при условии, что администратор не забыл внести клиента;
  • информация по оплате абонементов;
  • информация о брони различных помещений коворкинга;
Сложность заключалась в том, что администраторы имели возможность удалять записи, что вызывало проблемы при обслуживании клиента, а также при составления отчетности. Не было понимания, сколько есть свободных мест на тот или иной промежуток времени.
Стало
Для этого клиента мы нашли простое решение — система SpacePass. Эта облачная система специально разработана для управления коворкингом. Она содержит весь необходимый функционал, который позволяет системно вести базу клиентов, управлять коворкингом и формировать отчеты с возможностью выгрузки данных в Excel.

Что было сделано?


На первом этапе мы провели бриф-встречу, чтобы детально выяснить потребности клиента и выделить основные критерии по которым мы подберем систему. Было создано техническое задание с необходимой информацией для подбора и настройки. Важным пожеланием директора было чтобы система была простой и понятной в использовании, т.к. администраторы не обладали глубокими компьютерными знаниями.
На втором этапе было утверждено техническое задание и наш специалист приступил к настройке системы. После была проведена презентация, где руководители попросили внести несколько правок в настройки.
На третьем этапе было проведено обучение всей команды коовркинга и разработаны текстовые инструкции для адаптации новых сотрудников.

Результат


Была настроена система для управления коворкингом Spacepass. Нам пришлось найти другого вендора, что бы закрыть потребность клиента. И это нам удалось.
Spacepass.pro — облачая система для автоматизации всех основных операционных и части управленческих процессов в коворкинге, а именно:
  • ведения базы резидентов (как физических лиц, так и организаций);
  • ресурс-менеджмента;
  • учета заказов и бронирований;
Также система предоставляет:
  • онлайн-календари бронирования переговорных комнат, конференц-залов и офисов;
  • конструктор тарифных планов и скидок;
  • поэтажные планы пространства;
  • инфографику и аналитику по деятельности сети пространств.
Сейчас система позволяет видеть основные показатели на дашборде, а именно:
  • Брони;
  • Миграции клиентов между тарифами;
  • Заказы;
  • Продажи тарифов;
  • График: новые пользователи;
  • Последние заказы;
  • Загруженность пространств;
  • Истекающие тарифы;
  • Дни рождения клиентов.
Система позволяет быстро сделать продажу, забронировать переговорную или добавить клиента/организацию с помощью кнопок, что делает возможность быстро и удобно обслуживать клиентов. 
Made on
Tilda