Про клієнтаСмартворкінг "САД" на Шулявській відкрився наприкінці 2015 року. Це перший в Україні коворкінг, який пропонує фрілансерам та підприємцям послуги бухгалтерського та юридичного консалтингу. Загальний простір коворкінгу понад 700 кв.м.На двох поверхах коворкінгу розташовується 2 великих та затишних open space, безліч комфортабельних та просторих smart-офісів для команд від 4 осіб.У “САД” є конференц-зал, переговорні кімнати та lounge-зони. Є велика парковка для велосипедів та машин. Також тут проводяться різні івенти, майстер-класи, лекції та навчальні курси.
Завдання
Впровадити CRM-систему з управління коворкінгом, яка спростила б роботу адміністраторів і допомогла керівникам оперативно отримувати статистику по роботі коворкінгу в цілому.БулоКлієнт використовував таблицю Excel, розміщену у сховищі DropBox.В одному файлі зберігалася така інформація:база клієнтів за умови, що адміністратор не забув внести клієнта;інформація щодо оплати абонементів;інформація про броню різних приміщень коворкінгу;Складність полягала в тому, що адміністратори мали можливість видаляти записи, що викликало проблеми при обслуговуванні клієнта, а також при складанні звітності. Не було розуміння, скільки вільних місць на той чи інший проміжок часу.СталоДля цього клієнта ми знайшли просте рішення. Система спеціально розроблена для керування коворкінгом. Вона містить весь необхідний функціонал, який дозволяє системно вести базу клієнтів, керувати коворкінгом та формувати звіти з можливістю вивантаження даних у Excel.
Що було зроблено?Проект вели у 3 етапи:На першому етапі ми провели бриф-зустріч, щоб детально з'ясувати потреби клієнта і виділити основні критерії за якими ми підберемо систему. Було створено технічне завдання з необхідною інформацією для підбору та налаштування. Важливим побажанням директора було щоб система була простою та зрозумілою у використанні, т.к. адміністратори не мали глибоких комп'ютерних знань.На другому етапі було затверджено технічне завдання і наш фахівець приступив до налаштування системи. Після цього було проведено презентацію, де керівники попросили внести кілька правок у налаштування.На третьому етапі було проведено навчання всієї команди коворкінгу та розроблені текстові інструкції для адаптації нових співробітників.
Результат
Була налаштована система управління коворкингом. Нам довелося знайти іншого вендора, щоб закрити потребу клієнта. І це нам удалося.Система — хмарна система для автоматизації всіх основних операційних та частини управлінських процесів у коворкінгу, а саме: - ведення бази резидентів (як фізичних осіб, і організацій); - ресурс-менеджменту; - обліку замовлень та бронювань;Також система надає: - онлайн-календарі бронювання переговорних кімнат, конференц-залів та офісів; - конструктор тарифних планів та знижок; - поверхові плани простору; - інфографіку та аналітику щодо діяльності мережі просторів. - Наразі система дозволяє бачити основні показники на дашборді, а саме: - Броні; - Міграції клієнтів між тарифами; - Замовлення; - Продаж тарифів; - Графік: нові користувачі; - Останні замовлення; - Завантаженість просторів; - Миттєві тарифи; - День народження клієнтів. - Система дозволяє швидко зробити продаж, забронювати переговорну або додати клієнта/організацію за допомогою кнопок, що робить можливість швидко і зручно обслуговувати клієнтів.